Das papierlose Büro ist möglich! Es spart Zeit, Geld und Ärger. Und es ist gut für die Umwelt! Lernen Sie meine persönlichen Lösungen kennen!

(C) Heiko Rössel

Meine Digitalisierungslösungen:

Notizen- Notability - https://www.gingerlabs.com

Ablage - Pocket - https://getpocket.com

Buchhaltung - SevDesk - https://sevdesk.de

Email - Cleverreach - https://www.cleverreach.com/de/

Podcast - Podcaster - https://www.podcaster.de

​

​

Das papierlose Büro

​

Im Rahmen einer Veranstaltung zum Thema Digitalisierung wurde ich von Teilnehmenden gefragt, welche ganz konkreten praktischen Mittel ich denn einsetzen würde, um meinen Arbeitsalltag "zu digitalisieren". Nun geht es mir so wie wahrscheinlich vielen Einzelunternehmern und Kleinunternehmen, viel Zeit habe ich nicht, mich damit zu beschäftigen, dennoch habe ich eine ganze Reihe guter Lösungen gefunden und im Einsatz.

Darüber möchte ich hier berichten.

Die wichtigste Neuerung in meinem Geschäft ist die

Digitalisierung meines Notizblockes samt Stift.

Früher habe ich Dutzende Blätter beschrieben und meinen Notizblock und mein Ringbuch waren meine ständigen Begleiter. Heute habe ich dies auf ein iPad delegiert und nutze die App Notability.

Damit ist es nicht mehr notwendig, eine umfangreiche Zettelwirtschaft zu managen und diese auch zu organisieren. Notability bietet natürlich die Möglichkeit, dass ich die geschriebenen Dokumente auch in einer guten Ordnerstruktur ablegen und wiederfinden kann.

Dadurch habe ich nicht nur Stift und Zettel, sondern auch jede Menge Ordner mit abgelegten Notizen rationalisiert. Die Notizerstellung ist mindestens so komfortabel, wie früher, wenn nicht besser. Die Ablage ist Welten effektiver als sie es in Papier jemals sein kann. So habe ich nicht nur eine Menge Zeit und Geld gespart, sondern sogar noch etwas für die Umwelt getan.

Nach weit über einem Jahr digitalem Büro kann ich feststellen, dass ich jede Art von schriftlicher Notiz aus meinem Leben entfernt habe. Das hat also funktioniert.

Ein weiterer Punkt, bei dem ich zu 2/3 erfolgreich war,

ist die Eliminierung von Flipcharts, die ich für meine Arbeit benötige.

Ich beschreibe Flipcharts für Kundenprojekte, aber auch für die Sortierung meiner eigenen Gedanken. 2/3 dieser Flipcharts zeichne ich nun auch im iPad und in der App Notability. Auch hier konnte ich wieder rationalisieren, sparen und was für die Umwelt tun.

Alle "Big picture" für meine Podcasts zeichne nich z.B. direkt mit Notability. Schauen Sie gerne mal ein paar davon an. Sie finden Sie in meinen Podcasts.

Kennen Sie auch diese „Schütten“, in denen Sie Dokumente und Unterlagen stapeln, die Sie vielleicht irgendwann einmal lesen wollen?

Diese "Schütten" habe ich nicht mehr.

Dafür habe ich die App Pocket. In Pocket kann ich alle möglichen Dokumente schnell hineinziehen, um sie dann später in Ruhe zu lesen oder nachzuarbeiten. Pocket ist meine "digitale Schütte", die damit meine analoge physische Ablage vollständig eliminiert hat.

Das Papier, das sich auf meinem Schreibtisch stapelte, gibt es (fast) nicht mehr. Natürlich bekomme ich hin und wieder Papier zum berichten, das lässt sich kaum vermeiden. Wenn ich allerdings Dokumente bekommen (z.B. als PDF), dann bearbeite ich diese auch in Notability.

Mein Schreibtisch ist dadurch fast leer...

Es ist aufgeräumter, ordentlicher und schafft mir Platz für Kreativität und Freiraum.

Aber auch eine andere technische Innovation nutze ich intensiv:

Die Cloud.

Aufgrund dessen, dass ich ausschließlich Apple Geräte verwende, nutze ich die iCloud.

Natürlich gibt es auch alternative Techniken von

• Google,

• Microsoft,

• IBM oder

• anderen Unternehmen.

Durch die iCloud sind alle meine Notizen, Ablagen und Dokumente stets synchronisiert. Egal auf welchem Device ich eine Information erstelle oder speichere, auf einem anderen kann ich sie sofort wieder finden. Das Vergessen von Unterlagen bei Kundenterminen oder das Vergessen eines Dokumentes, das ich von zu Hause aus weiter bearbeiten möchte, gehört damit der Vergangenheit an.

Mit dieser Effizienz kann ich ganz anders agieren als früher.

Meine Arbeit wird leichter, schneller und effizienter.

​

Ein großes Ärgernis von Kleinunternehmern ist die Buchhaltung.

Das muss meistens neben den üblichen Arbeiten auch noch erledigt werden. Dafür nutze ich die Software SevDesk, eine  SaaS Anwendung (Software as a Service). Dieses Buchhaltungsprogramm läuft komplett in der Cloud, es digitalisiert meine Buchhaltung.

In Sevdesk schreibe ich

• Angebote,

• Auftragsbestätigungen und

• Rechnungen,

das Übliche eben.

Zusätzlich digitalisiere ich aber auch alle meine Belege, sodass das

Verlieren von (Tank)Belegen, was mich früher immer wieder einmal bares Geld gekostet hat, nun der Vergangenheit angehört.

Wenn ich den Beleg bekomme, fotografiere ich ihn mit einer Sevdesk App auf dem Handy, sofort wird das Ergebnis in Sevdesk importiert und kann dort bearbeitet werden. Meistens ist schon über die Hälfte des Textes vom Beleg erkannt.

Lese ich pdf-Rechnungen direkt in die App Sevdesk ein, ist die Erkennungsquote fast 100 %. Ich muss kaum was tippen, um den Beleg zu erfassen und zu verbuchen.

Das allerbeste ist aber die "Umsatzsteuervoranmeldung".

Durch die die ständige und schnelle Erfassung der Belege habe ich natürlich am Monatsende auch alle meine Daten in der Kiste. Dann ist tatsächlich nur noch ein einziger Knopf zu drücken, um die Umsatzsteuervoranmeldung ans Finanzamt zu senden. Ein grüner Haken zeigt mir, dass es erfolgreich war. Fertig.

Nach meiner Erfahrung kann ich Ihnen nur wärmstens empfehlen, Ihr Büro papierlos zu gestalten.

Bei mir hat es

• tatsächlich Kosten reduziert,

• Ärger reduziert, die

• Lust am digitalen Arbeiten erhöht,

• Zeit gespart und letztendlich auch

• die Umwelt entlastet.

Ein Nachteil fällt mir nicht ein.

Viel Erfolg auf Ihrem Weg zum papierlosen Büro wünsche ich Ihnen.

Unternehmen Sie was.

Ihr

Heiko Rössel

​

​